Optimal kommunizieren im Rahmen von Projekten
Achtung: Wer deutlich spricht riskiert, verstanden zu werden!
Scheuen Sie sich nicht davor aktiv an Ihrer Kommunikation zu feilen.
Das betrifft sowohl die Kommunikation mit den einzelnen Mitarbeitern, Teams, Controllern und Vorgesetzten bzw. Auftraggebern.
Kommunikation in der Gruppe
Sie müssen im Projektverlauf mit zahlreichen Teammitgliedern kommunizieren. Tun Sie sich selber einen Gefallen und versuchen Sie diesen Ablauf möglichst unproblematisch zu gestalten.
Tipps: Hören Sie Ihren Mitarbeitern aktiv zu und geben Sie schnellstmöglich Feedback. Nur so können die Teams rechtzeitig auf mögliche Probleme reagieren.
Sie sind der Weisungsberechtigte und geben die Marschroute vor. Treffen Sie zeitgerecht die nötigen Entscheidungen und lassen Sie Ihr Team nie im Regen stehen.
Wenn Unklarheiten bestehen, fragen Sie sofort nach und fassen Sie die Aussagen Ihres Gesprächspartners kurz zusammen.
All das sind ganz normale Kommunikationsregeln, aber besonders in Stresssituation während des Projektverlaufs vergisst man sie nur allzu gern.
Berichtsplan
Möglichst schon beim Projektstart stellen Sie die Reportingaufträge der einzelnen Projektgruppen bzw. deren Verantwortlichen in einem Berichtsplan zusammen. Dort legen Sie fest, wer wem wann welche Informationen zukommen lässt und in welcher Form.
Tipp: Um den Informationsstand aller am Projekt Beteiligten hoch zu halten, sollten Sie als Projektleiter regelmäßige Projektgruppenmeetings als Feedbackmöglichkeit innerhalb der Projektgruppe verwurzeln.
Statusbericht
Informationen, die Sie von den einzelnen Projektteams erhalten, fassen Sie in einem Projektstatusbericht zusammen und bereiten die Informationen zur Budget- und Terminsituation entsprechend auf. Zu auftauchenden Problemen geben Sie mögliche Lösungsvorschläge an und leiten dann den aktuellen Stand regelmäßig an die Entscheidungsträger (Auftraggeber, Vorstand) weiter.
Tipp: Briefen Sie die einzelnen Projektteams sorgfältig ein und legen Sie fest, wie die Projektgruppen Ihre Arbeitspaketberichte für Sie aufbereiten sollen.
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