Den Projektauftrag konkretisieren und fixieren
„You can do anything, but make sure you always cover your ass!"
Ein etwas unkonventioneller, aber durchaus passender Spruch aus dem amerikanischen Arbeitsalltag, umschreibt treffend, wozu ein schriftlich fixierter Projektauftrag nützlich ist. Er dient nicht nur als eine Art Briefing für die Beteiligten, sondern soll auch dem Projektleiter eine solide Absicherung für die optimale Durchführung seines Projektes geben.
Inhalte konkretisieren
Halten Sie den Auftrag nicht nur schriftlich fest, sondern hinterfragen Sie auch Unklarheiten, falls diese auftreten. Oft werden Projektaufträge nicht klar genug formuliert.
Tipp: Notieren Sie offen Punkte und lassen Sie sich diese ausführlich beantworten.
Datenerfassung
Achten Sie darauf, so viele Daten wie nur irgend möglich im Rahmen des Projektauftrages zu erfassen. Dazu gehören u.a., der Auftraggeber, der Projektleiter, die Projektbezeichnung, die Projektinhalte, die Projektbeschreibung und - ziele sowie die involvierten Ansprechpartner Ihrer und anderer Abteilungen.
Tipp: Erfassen Sie auch klare Zeitpläne, erste Budgetvorzeichnungen und (Zwischen-) Termine bereits im Projektauftrag.
Freigabe
Der Projektauftrag muss unbedingt vom Projektleiter und vom Auftraggeber (Kunde oder Geschäftsführung) unterzeichnet werden.
Danach können Sie sich in Ruhe den aktuellen Rahmenbedingungen und der internen Projektpriorisierung widmen, denn Sie haben den ersten Meilenstein für die weitere Projektdurchführung gelegt.
Unsere Project Management Professionells erklären Ihnen anhand von praktischen Beispielen die systematische Vorbereitung und Erstellung eines Projektauftragsplanes in unserem Projektmanagement Seminar Projektmanagement Crashkurs. Mit zahlreichen Arbeitsbeispielen, Musterformularen, Leitfäden und Checklisten werden Sie bestens für Ihre kommenden Projekte gewappnet.
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