Strukturiert vorgehen für den optimalen Projekterfolg
Wer einen Plan hat, ist klar im Vorteil.
Auch wenn die Erstellung eines so genannten Projektstrukturplans (PSP) relativ viel Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie nicht auf dieses bewährte Werkzeug professioneller Projekt Manager verzichten.
PSP
In Ihrem Projektstrukturplan legen Sie, wie es der Name dieses Tools schon besagt, die Struktur Ihres Projektes fest. Sie setzen Deadlines, steuern Ressourcen und grenzen Aufgaben voneinander ab. Der PSP dient Ihnen als ständig zu aktualisierende Arbeitskladde. Er ermöglicht Ihnen eine qualitätvolle Darstellung Ihres Projektes auf ganzheitlicher Ebene. Er bietet so den bestmöglichen Überblick über alle relevanten Eckpunkte.
Tipp: Es hat sich in der Praxis bewährt, den PSP grafisch darzustellen.
PSP- Gliederung
Gliedern Sie den PSP in konkrete Arbeitsaufgaben und integrieren Sie nicht zu viele Details, sonst verlieren Sie den Überblick. Der PSP ist lediglich für die Grobübersicht gedacht. Teilen Sie Ihr Projekt in so genannte Arbeitspakete auf. Damit entwickeln Sie ganz nebenbei automatisch direkte Arbeitsanweisungen für die einzelnen Teammitglieder gleich mit.
Achtung: Stellen Sie sicher möglichst keinen Teilbereich des Projektes zu vergessen.
Arbeitspakete definieren
Definieren Sie die Arbeitspakete so genau wie möglich, denn Sie sind das Briefing für die Teammitarbeiter. Enthalten sein sollten üblicherweise: u.a. eine prägnante Beschreibung der Aufgabe, erwartete Ergebnisse, Termine, Verantwortliche, benötigtes Budget, Arbeitsaufwand und wesentliche Überschneidungen mit anderen Projektbereichen.
Tipp: Da Sie im Bausteinplan die Aufgaben bereits Mitarbeitern zugeordnet haben, fällt Ihnen die Zuordnung im PSP nicht schwer. Sie sollten sich bei der Planung der Arbeitspakete durchaus mit den jeweiligen Verantwortlichen zusammensetzen und die Aufgaben gemeinsam erarbeiten. Das fördert die Motivation des Teams und das Verständnis für die Sache.
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