Dienstwagenregelung kompakt erklärt

Willkommen beim neuen Blog der frontline consulting group (gestartet April 2018)

Gerade für Führungskräfte und Vertriebsmitarbeiter ist der Dienstwagen eine wichtige Sonderleistung, in der Regel ist sie im Arbeitsvertrag verankert. Häufig sieht diese auch eine Privatnutzung des Autos vor – allerdings nicht unbegrenzt.

Welche Gestaltungsmöglichkeiten haben Sie? Welche Vereinbarungen treffen Sie wann mit Ihrem Mitarbeiter? Lesen Sie hier alles zur Dienstwagenregelung im Überblick:

Dienstwagenregelung im Arbeitsvertrag: Das sollte sie enthalten

Formulieren Sie in der Dienstwagenregelung klar und deutlich

den erlaubten Umfang einer Privatnutzung,

die Haftungsmodalitäten bei eventuellen Schäden sowie

den Zeitpunkt der Rückgabe des Fahrzeugs im Falle einer Kündigung des Mitarbeiters.

Wenn Sie einem Mitarbeiter bestimmte Sonderausstattungen beim Dienstwagen oder andere Ausnahmeregelungen gewähren, sollten sie sämtliche Details im Arbeitsvertrag festhalten, um später etwaige Streitigkeiten zu vermeiden.

Wollen Sie mehrere Mitarbeiter – etwa in Ihrem Vertriebsteam – mit gleichen Fahrzeugen ausstatten, können Sie auch eine allgemeine, unternehmensinterne Dienstwagenregelung formulieren.

In diesem Fall sollten Sie darauf achten, dass Sie alle betroffenen Mitarbeiter über die Verordnung informieren und sie auch in Ihrem Intranet veröffentlichen.


Folgende Punkte sollten Sie unbedingt in die Dienstwagenregelung aufnehmen:

den Kreis der berechtigten Personen
die Bedingungen für einen Austausch des Fahrzeugs durch den Arbeitgeber
die steuerrechtlichen Vorschriften
Haftungsklauseln bei Unfällen und anderen Schäden
die Kündigung der Nutzung und die Rückgabefrist
Wartungsverpflichtungen
sonstige, unternehmensspezifische Bestimmungen

Bei einer gleichlautenden Regelung für mehrere Mitarbeiter achten Sie bitte darauf, dass der Betriebsrat unter Umständen ein Mitbestimmungsrecht bei der Vergütungsgestaltung haben kann.

1. Art und Ausstattung des Dienstwagens

Die Art und Ausstattung des Fahrzeugs sollten Sie nach Absprache mit Ihrem Mitarbeiter in der Dienstwagenregelung möglichst genau festschreiben, sonst muss im Zweifelsfall das zuständige Arbeitsgericht bei Streitigkeiten entscheiden.

Es kann vorkommen, dass Sie den Dienstwagen austauschen müssen – schreiben Sie deshalb in die Vereinbarung, dass der Mitarbeiter in diesem Fall ein „vergleichbares Fahrzeug“ erhält.

2. Dienstliche und private Nutzung

Grundsätzlich haben Ihre Mitarbeiter kein Anrecht auf eine private Nutzung des Dienstwagens – allerdings ist genau die oft sehr üblich, vor allem bei Führungskräften.

Definieren Sie also genau Art und Umfang der jeweiligen Nutzung, so vermeiden Sie Streitigkeiten im Alltag.

Fixieren Sie beides schriftlich in der Dienstwagenregelung.

Klären Sie im Vorfeld ab,

  1. ob das Fahrzeug pauschal oder nach Einzelnachweisen versteuert werden soll,
  2. ob dritte Personen den Wagen privat nutzen dürfen – etwa der Ehepartner des Mitarbeiters,wie viele Kilometer der Mitarbeiter privat mit dem Wagen fahren und
  3. ob er den Wagen nur im Inland oder auch im Ausland nutzen darf,
  4. wer für welche Benzinkosten aufkommt,
  5. wann und unter welchen Bedingungen Sie als Arbeitgeber die private Nutzung widerrufen können.

3. Steuer: Pauschale oder Einzelnachweis

Eine private Nutzung des Dienstwagens durch den Mitarbeiter gilt als Sachbezug und geldwerter Vorteil, den er auch versteuern muss.

Nutzt er den Wagen nur dienstlich, aber auch für seine Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, gelten diese ebenfalls als Privatnutzung.

Steuerrechtlich gibt es zwei verschiedene Abrechnungsmodelle: die Nutzungspauschale (auch Ein-Prozent-Methode) und die Abrechnung mit Einzelnachweisen.

Die Entscheidung darüber sollten Sie auch in der Dienstwagenregelung festhalten.

Nutzungspauschale:
Bei der Nutzungspauschale legt das Finanzamt den Listenpreis des Fahrzeugs zugrunde, der sich aus der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, Kosten für Sonderausstattungen und der Umsatzsteuer zusammensetzt. Der Mitarbeiter muss ein Prozent dieser Summe monatlich versteuern.

Kostet das Fahrzeug 40.000 Euro, steigt also praktisch das Bruttogehalt um 400 Euro.

Darüber hinaus berechnet das Finanzamt noch 0,03 Prozent vom Listenpreis für jeden Kilometer zwischen Arbeitsplatz und Wohnung des Mitarbeiters.

Die Ein-Prozent-Methode gilt nur unter der Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent dienstlich nutzt. Ansonsten ist die Führung eines Fahrtenbuchs Pflicht.

Der Nachweis per Fahrtenbuch kann für den Mitarbeiter aber auch vorteilhafter sein, wenn es sich um ein teures Fahrzeug handelt und die private Nutzung gering ist.

Unter Umständen spart er auf diese Weise mehrere Hundert Euro pro Jahr.

Entscheidet sich Ihr Mitarbeiter für diese Methode, sollten Sie die Anforderungen kennen, die der Fiskus an das Fahrtenbuch stellt.

Diese Daten muss Ihr Mitarbeiter darin verzeichnen:

das Datum und die Kilometerstände zu Beginn und am Ende einer Fahrt
Fahrtziel und Route
Zweck der Fahrt und Benennung des besuchten Geschäftspartners oder Kunden
Abfahrts- und Ankunftszeiten, wenn ein Verpflegungsmehraufwand anfällt
die Aufzeichnung der privaten Fahrten, jedoch ohne Angabe der Route
ein Vermerk für Fahrten zwischen Arbeitsstätte und Wohnung

Führt Ihr Mitarbeiter ein elektronisches Fahrtenbuch, muss es über die europäische Zulassung E verfügen.

Wichtig ist auch eine lückenlose Dokumentation – fehlen Seiten im Fahrtenbuch, lehnt das Finanzamt die Berechnung nach Einzelnachweisen ab.

4. Haftung bei Schäden und Unfällen

Bei dienstlicher Nutzung gilt der innerbetriebliche Schadensausgleich als Grundsatz:

  • Der Mitarbeiter haftet voll für alle Schäden, die er durch grobe Fahrlässigkeit verursacht.
  • Arbeitgeber und Arbeitnehmer haften bei mittlerer Fahrlässigkeit anteilig.
  • Eine Haftung nach diesem Grundsatz scheidet bei geringer Fahrlässigkeit aus.

Bei privater Nutzung haftet der Mitarbeiter für alle Schäden, Ihre Dienstwagenregelung sollte darauf explizit hinweisen.

5. Beendigung der Dienstwagennutzung

Die Frage, ob Ihr Mitarbeiter das Fahrzeug nur dienstlich oder auch privat nutzt, wirkt sich auch bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus:

  • Hat der Arbeitnehmer den Wagen nur dienstlich genutzt, gilt er als reines Arbeitsmittel, dessen Rückgabe Sie jederzeit anordnen können.
  • Durfte Ihr Mitarbeiter den Wagen auch privat nutzen, zählt er als Bestandteil der monatlichen Vergütung. In diesem Fall können sie die Herausgabe nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses erst zum Monatsende einfordern.
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