Gesprächsführung: Mit diesen Techniken steuern Sie Gespräche wirkungsvoll


Wollen Sie selbst schwierige Gespräche meistern? Mit den richtigen Techniken funktioniert Kommunikation besser, Konflikte lösen sich leichter und Gesprächsführung im Berufsalltag wird konstruktiver.

Wie Sie die Gesprächsführung vorbereiten

Ob mit Mitarbeitern, Kollegen oder Vorgesetzten – Sie führen täglich zahlreiche Gespräche mit den unterschiedlichsten Menschen. Entscheidend für eine erfolgreiche Kommunikation ist dabei neben dem Inhalt die Art, wie Sie kommunizieren. Wer sich gut auf seine Rolle einstellt und eine Beziehung zum Gesprächspartner aufbaut, erzielt bessere Ergebnisse. Intuitiv erworbenes Wissen über Gesprächsführung kann hierbei als Grundlage dienen. Für die Gesprächsführung im Beruf ist es jedoch nicht genug. Zu unterschiedlich sind die Faktoren, die die Kommunikation beeinflussen. Der Ausgang jedes Gespräches ist offen. Wie es endet, haben Sie in der Hand. Steuern und lenken lassen sich Gespräche dann am besten, wenn Sie die hierfür nötigen Methoden und Gesprächstechniken beherrschen.

Ihr Gestaltungsbereich: Was Sie selbst in der Hand haben

Neben Ihrem Gesprächspartner und seinem Verhalten beeinflussen das Thema sowie die äußeren Bedingungen wie Ort und Zeit den Verlauf der Konversation. Wenn das Thema heikel ist, ist es wahrscheinlich, dass das Gespräch schwierig wird. Da hilft nur eine gute Vorbereitung. Manchmal ist es zudem besser, neue Ideen entspannt im Restaurant zu besprechen als im nüchternen Konferenzraum. Was bei einem Gespräch herauskommt, hängt außerdem von Ihren Zielen und denen Ihres Gegenübers ab. Mitunter sind diese sehr verschieden.

Die Rahmenbedingungen sind also bei jedem Gespräch unterschiedlich. Daher gibt es kein Patentrezept für einen erfolgreichen Ausgang. Was Sie in der Hand haben, sind Ihre Vorbereitung auf die Gegebenheiten und Ihr eigenes Verhalten. Wenn Sie Situationen analysieren und Gesprächstechniken anwenden, erhöhen Sie die Chancen für einen positiven Verlauf. Häufig haben Sie mehrere Möglichkeiten zu handeln. Wählen Sie deshalb entsprechend der Situation diejenige aus, die für den Gesprächsverlauf am besten ist.

Vorgesetzter, Mitarbeiter oder Kollege: In welcher Rolle sprechen Sie?

Jeder Mensch nimmt in Gesprächen unterschiedliche soziale Rollen ein. Diese beeinflussen Ihren Gestaltungsspielraum und Ihr Verhalten. Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern sprechen, sind Sie der Vorgesetzte. Sie delegieren Aufgaben, motivieren Ihre Mitarbeiter, kritisieren, wenn nötig. Gegenüber Ihren eigenen Vorgesetzten wie der Geschäftsleitung sind Sie weisungsgebunden und müssen sich mitunter rechtfertigen. Unter Ihren Kollegen auf gleicher Ebene agieren Sie als Experte und nach außen vertreten Sie Ihr Unternehmen. Sie nehmen also in den verschiedenen Situationen verschiedene Rollen ein, die Sie erfüllen.

Symmetrische oder asymmetrische Gesprächsführung – die Rolle entscheidet

Kommunikation läuft – je nachdem, in welcher Rolle Sie sich befinden – symmetrisch oder asymmetrisch ab. Wenn die Gesprächspartner gleichberechtigt agieren, handelt es sich um eine symmetrische Gesprächsführung. Sind Sie dagegen mit Ihrem Gegenüber nicht auf einer Ebene, entsteht ein anderer Gestaltungsspielraum. Dann ist die Kommunikation asymmetrisch. Ein Beispiel hierfür ist das Bewerbungsgespräch. Sie als Arbeitgeber bestimmen die Fragen und steuern das Gespräch. Der Bewerber dagegen hat einen begrenzten Handlungsspielraum. Ist er sich dessen nicht bewusst und verhält sich nicht seiner Rolle entsprechend, verringert er seine Chancen auf den Job.

An jede Rolle, die Sie einnehmen, sind bestimmte Erwartungen an Ihr Verhalten geknüpft. Den Spielraum, den Gesprächsverlauf zu beeinflussen, haben Sie dennoch in jeder Rolle. Wichtig ist nur, dass Sie sich vor dem Gespräch Ihre Rolle und die damit verbundenen Erwartungen Ihres Gesprächspartners bewusst machen. Das ist vor allem bei schwierigen Gesprächen entscheidend. Wenn Sie Ihre Grenzen und Freiräume kennen, sind Sie sicherer in Ihrem Auftreten und können sich auf den erfolgreichen Ausgang des Gespräches konzentrieren.

So schätzen Sie Ihren Gesprächspartner richtig ein

Wie Sie in ein Gespräch gehen, hängt auch in der sachlichen Arbeitswelt wesentlich von der Beziehung zu Ihrem Gesprächspartner ab. Nur wenn diese funktioniert, erreichen Sie gute Gesprächsergebnisse. Einige Kollegen oder Mitarbeiter lösen bei Ihnen vielleicht schon ein ungutes Gefühl aus, wenn Sie nur an sie denken. Es ist legitim, dass auch Vorgesetzte genervt sind oder Angst haben. Ablehnung wird Ihr Gesprächspartner allerdings bemerken und sich ebenfalls ablehnend verhalten. Professionell gehen Sie mit negativen Empfindungen um, indem Sie sie bewusst wahrnehmen. So können Sie Maßnahmen ergreifen, die Ihnen trotzdem ein positives Ergebnis sichern.

Bauen Sie eine Beziehung auf und überzeugen Sie Ihren Gegenüber

Sie können sich auf jeden Gesprächspartner einstellen, wenn Sie ihn richtig einschätzen. Wie tickt derjenige? Welche Befindlichkeiten und Erfahrungen hat er? Wenn Sie die Person nicht kennen, können Sie diese Punkte mit Smalltalk „abklopfen“. Bei Ihnen vertrauten Menschen bereiten Sie sich mit diesen Fragestellungen auf ein Gespräch vor. Verdeutlichen Sie sich auch Ihre Situation: Wenn Sie auf jemanden angewiesen sind, ist es umso wichtiger, diese Person von Ihren Vorstellungen zu überzeugen. Planen Sie eine „Aufwärmphase“ ein, in der Sie Ihr Anliegen noch nicht thematisieren. Wenn ein Mitarbeiter nach Anerkennung sucht, wirken ein paar ehrlich gemeinte, wertschätzende Worte zu Beginn des Gespräches als wahrer Türöffner. Ist eine Beziehung zum Gegenüber aufgebaut, können Sie Ihren Gesprächspartner mit guten Argumenten überzeugen. Durchdenken Sie deshalb schon vorher, wie Sie bei Ihrem Gegenüber punkten. Es zeichnet Sie besonders aus, wenn Sie auch mit schwierigen Personen gute Ergebnisse erreichen. Mitunter hilft es, Unstimmigkeiten konkret anzusprechen – auch gegenüber Mitarbeitern. So begegnen Sie ihnen auf Augenhöhe und signalisieren, dass Ihnen die Beziehung wichtig ist.

Die wichtigste Voraussetzung für die gelungene Gesprächsführung ist die Vorbereitung. Verdeutlichen Sie sich Ihre soziale Rolle im Gespräch. Sie zeigt Ihnen, welches Verhalten Ihr Gesprächspartner von Ihnen erwartet. Schätzen Sie außerdem Ihren Gesprächspartner und Ihre Gefühle ihm gegenüber realistisch ein. So gelingt es Ihnen, Gespräche wirksam zu steuern.

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    iStockphoto/shironosov
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