Interne Kommunikation: So klappt die Verständigung im Unternehmen

Willkommen beim neuen Blog der frontline consulting group (gestartet April 2018)

Ärger, Frust, Überforderung: fehlende Verständigung kostet nicht nur Mitarbeiter Nerven. Sie kostet das Unternehmen bares Geld. Doch auch in der neuen Informationsgesellschaft kann interne Kommunikation gelingen…

Wie sich die Informationsflut auf die interne Kommunikation auswirkt

In der heutigen Informationsgesellschaft sind alle Lebensbereiche von Technologien durchdrungen. Das betrifft bei vielen Menschen besonders das berufliche Umfeld. Jederzeit stehen unzählige Informationen zur Verfügung, die in wenigen Sekunden ausgetauscht werden. Von dieser Informationsflut fühlen sich viele Arbeitnehmer überfordert. Dazu kommt, dass was die Technik leistet, auch vom Menschen erwartet wird: mehr Leistung in weniger Zeit. Kein Wunder, dass viele das Gefühl haben, weniger Zeit zur Verfügung zu haben als früher. Dieser Zeitmangel führt zu Stresssituationen. Wenn der Druck im Unternehmen steigt, kommt die zwischenmenschliche Kommunikation meistens zu kurz. Arbeitnehmer sind mitunter so auf die Unternehmensziele – Gewinnmaximierung und Kostenminimierung – fokussiert, dass sie die interne Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten auf ein Minimum reduzieren. Gleichzeitig sinkt die Motivation und die Frustration steigt. Deshalb ist eine gute interne Kommunikation wichtig für den Erfolg des Unternehmens. Dafür ist es notwendig, dass Sie ein paar wesentliche Mechanismen kennen.

Die vier Seiten einer Nachricht

Damit Sie jemanden tatsächlich verstehen können, sind kommunikationspsychologische Grundlagen der Kommunikation hilfreich. Das Vier-Seiten-Modell des Kommunikationswissenschaftlers Friedemann Schulz von Thun verdeutlicht die unterschiedlichen Aspekte, mit denen eine Nachricht betrachtet werden kann.

Die Sachebene

Die reine, sachliche Information ohne Wertung steht im Vordergrund. Der Sprecher informiert sein Gegenüber klar und verständlich.

Die Selbstoffenbarungsebene

Was gibt der Sprecher unbewusst über sich selbst preis? Ist jemand vielleicht ungeduldig oder gestresst?

Die Beziehungsebene

In welcher Beziehung Sender und Empfänger stehen, wird auf der Beziehungsebene deutlich. Der Sender kann durch seine Wortwahl, Mimik, Gestik und andere nonverbale Signale ausdrücken, ob er seinen Gegenüber respektiert oder gering schätzt.

Die Appellebene

Was möchte der Sender beim Gegenüber erreichen? Jede Nachricht enthält in der Regel eine Aufforderung zu einer Antwort oder Handlung. Diese Appelle können offen als Bitten oder Aufforderungen erfolgen. Sind sie nicht eindeutig, sondern verdeckt, gelten sie als Manipulationen.

Wie Missverständnisse entstehen

Eine Nachricht kann nicht nur auf vier verschiedenen Ebenen beschrieben werden. Der Empfänger hat ebenfalls die Möglichkeit mit vier verschiedenen Ohren zu hören. Letztendlich gilt: Die Botschaft bestimmt der Empfänger. Je nachdem, mit welchem Ohr er hört, interpretiert er die Nachricht. Wenn Sender und Empfänger eine Nachricht unterschiedlich deuten, kommt es zwangsläufig zu Missverständnissen. Wenn Sie zu einem Mitarbeiter sagen, dass etwas heute noch erledigt werden muss, meinen Sie vielleicht auf der Sachebene die reine Dringlichkeit der Sache. Ihr Mitarbeiter könnte jedoch auf dem Beziehungs-Ohr hören, dass Sie ihn für langsam halten. Reagiert Ihr Gegenüber nicht wie von Ihnen erwartet, ist davon auszugehen, dass Sie beide die Nachricht unterschiedlich deuten. Dieses Hintergrundwissen hilft Ihnen, Missverständnisse im Alltag auszuräumen.

Führungsfähigkeit hängt von der Selbsteinschätzung ab

Wie überzeugend Sie als Führungskraft sind, hängt wesentlich davon ab, wie Sie sich selbst und andere einschätzen. Bereits im Kleinkindalter entscheiden sich Menschen unterbewusst für eine Lebenseinstellung. Führungskräfte benötigen Vertrauen in sich selbst. Dieses kann nur aus einem positiven Selbstbild resultieren. Wer sich selbst vertraut, kann wiederum auch anderen vertrauen. Idealerweise finden Sie sich selbst und andere okay. Dann können Sie Menschen offen und wertungsfrei begegnen und auch Kritik annehmen. Verlassen Sie sich dagegen nur auf Ihre eigenen Fähigkeiten, vertrauen Sie anderen nicht und können schlecht delegieren. Führungskräfte, die sich im Gegensatz dazu anderen unterlegen fühlen, scheuen Konflikte und können sich nur schwer durchsetzen. Wer sich und andere gleichermaßen als wertlos einschätzt, neigt zu Abhängigkeiten und versteckt sich gern hinter Ironie. Für eine erfolgreiche interne Kommunikation sorgen Sie demnach, wenn Sie gegebenenfalls an Ihrem Selbstbild arbeiten.

Eine Person, verschiedene Rollen

Schon von Kindesbeinen an nehmen Menschen bestimmte soziale Rollen ein, zum Beispiel geschlechtsspezifische. Mädchen spielen nach der allgemeinen gesellschaftlichen Erwartungshaltung mit Puppen, Jungen mit Autos. Das setzt sich später im beruflichen und privaten Bereich fort. Von Ihnen als Vorgesetzter erwartet die Geschäftsleitung, dass Sie Ihre Mitarbeiter gut führen und motivieren. Unter Kollegen profilieren Sie sich als Experte und gegenüber Ihren Vorgesetzten sind Sie weisungsgebunden. Solange Sie sich Ihrer Rolle entsprechend verhalten, geraten Sie höchstens in Konflikt mit sich selbst, wenn Sie gewisse Anforderungen nicht mögen. Erfüllen Sie die Erwartungen nicht, die mit der jeweiligen Rolle verknüpft sind, kommt es zu Konflikten mit anderen Menschen.

Möchten Sie diese vermeiden, hinterfragen Sie, wie Ihr Verhalten am Arbeitsplatz wirkt und ob Sie sich Ihrem Gesprächspartner gegenüber gemäß Ihrer Rolle verhalten. Wenn Sie sich Ihre verschiedenen Rollen bewusst machen, können Sie entsprechend handeln und Konflikten vorbeugen. Jede Rolle hat trotz ihrer Grenzen auch einen gewissen Gestaltungsspielraum, den Sie sich zunutze machen können.

Auch wenn sich die Kommunikationsmittel in Zukunft weiter rasant verändern, bleiben kommunikationspsychologische Aspekte bestehen. Diese können Sie im täglichen Umgang mit Kollegen, Mitarbeitern und Vorgesetzten nutzen. Wenn Sie sich selbst und anderen vertrauen sowie sich Ihrer unterschiedlichen sozialen Rollen bewusst sind, können Sie erfolgreich führen und Konflikte vermeiden.

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    iStockphoto/eelnosiva
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