So gelingt Ihnen der Projektabschluss

Willkommen beim neuen Blog der frontline consulting group (gestartet April 2018)

Kein Projektende ohne Projektabschluss: Zum gelungenen Projektmanagement gehört der Projektabschluss dazu. Doch welche Prozesse müssen Sie fertigstellen, um erfolgreich einen ganzheitlichen Abschluss zu realisieren?

Mehr als nur das fertige Produkt: der Projektabschluss

Einige Projektmanager denken beim Projektabschluss fast ausschließlich an das fertige Produkt. Dabei handelt es sich allerdings um einen ganzheitlichen Prozess, der neben den Liefergegenständen auch alle Prozesse im Projekt betrifft. Dem Projektmanagern kommt dabei, wie bei allen anderen Projektprozessen, die Verantwortung zu. Sie bewerten alle während des Projektes erstellten Dokumente und stellen sicher, dass die Liefergegenstände der Dokumentation entsprechen. Eine Checkliste hilft Ihnen, die zu erledigenden Aufgaben, die notwendigen Unterschriften und die Schritte für die Bestätigung des Projektabschlusses zu dokumentieren. Neben Ihnen als Projektmanager spielt bei diesem Prozess auch der Projektsponsor eine wesentliche Rolle. Schließlich genehmigt er den Projektabschluss. Der PMBOK Guide beschreibt den Abschluss des Projektes oder einer Projektphase als den einzigen Abschlussprozess im Integrationsmanagement. Innerhalb des Beschaffungsmanagements gibt es noch einen weiteren Abschlussprozess – den Abschluss der Auftragsvergabe. Dieser Prozess ist im Gegensatz zum Projektabschluss nur auf die Vertragsbeendigung ausgerichtet.

Welche Aufgaben der Projektabschluss beinhaltet

Auch wenn bereits das nächste Projekt auf Sie wartet, ist es wichtig, jedes Projekt richtig abzuschließen. Das zeigen die folgenden Aufgaben des Prozesses:

  • Sie erhalten die finale Freigabe für die Liefergegenstände durch die Bestätigung des Kunden.
  • Sie übergeben das Produkt entsprechend des Projektplanes an die Projektbeteiligten.
  • Die Projektbeteiligten erhalten durch den Abschlussbericht alle relevanten Informationen, zum Beispiel Abweichungen vom Projektplan oder Probleme während des Projektes.
  • Sie vergrößern durch die zusammengetragenen Erfahrungswerte aus dem Projekt den Wissensfundus des Unternehmens.
  • Die Dokumentation des Projektes hilft Ihnen und allen anderen Mitarbeitern im Unternehmen bei zukünftigen Projekten und internen oder externen Prüfungen.
  • Sie verbessern die Kundenbeziehungen, indem Sie sich am Ende des Projektes das Feedback des Kunden einholen und dieses zur Evaluierung verwenden.

Was Sie für den Abschlussprozess benötigen

Mit Ihrem Project Management Plan weisen Sie nach, dass Sie die geplanten Aufgaben umgesetzt haben. Der PMBOK Guide bezeichnet ihn deshalb als Vertrag zwischen dem Projektmanager und dem Kunden. Sie erhalten den Project Management Plan als Ergebnis des Entwicklungsprozesses, bei dem Sie auch bereits den Abschluss des Projektes planen. Dieser Plan für den Projektabschluss ist vor allem hilfreich, wenn das Projekt plötzlich und nicht wie geplant endet.

Ein wichtiger Input des Abschlussprozesses sind auch die abgenommenen Liefergegenstände. Sie ergeben sich bei der Validierung der Inhalte im Inhalts- und Umfangsmanagement des Projektes und werden während des Projektabschlusses an den Projektsponsor übergeben.

Werte aus Unternehmensprozessen wie Checklisten, Muster oder Anforderungen helfen Ihnen während des Abschlussprozesses. Genauso können Sie auch auf historische Daten und gesammelte Erfahrungen zurückgreifen.

Methoden und Techniken: Wie Sie den Projekterfolg nachweisen

Damit Sie die Freigabe der Liefergegenstände vom Projektsponsor oder Kunden erhalten, benötigen Sie Nachweise für den erfolgreichen Projektabschluss. Diese Methoden helfen Ihnen dabei:

  • Analyse-Techniken: Bereits beim Überwachen der Projektarbeit haben Sie auf Analyse-Techniken zurückgegriffen, damit Sie Daten analysieren und Trends bestimmen konnten. Nutzen Sie auch beim Projektabschluss zum Beispiel Regressions- und Trendanalysen.
  • Fachurteil: Ziehen Sie Ihre Teammitglieder, die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens oder den Kunden selbst zu Rate, damit Sie den Abschluss des Projektes bewerten können.
  • Meetings: Bei Meetings können Experten und andere Projektbeteiligte diskutieren und über verschiedene Aspekte des Projektabschlusses entscheiden. Dabei tauschen sie die gesammelten Erfahrungen aus und betrachten das Projekt auch nach seiner Fertigstellung.

Vertragsbeendigung und administrativer Abschluss: Beenden Sie das Projekt ganzheitlich

Da der Projektabschluss ein ganzheitlicher Prozess ist, gibt es Resultate sowohl in der Vertragsbeendigung als auch im administrativen Abschluss. Als wesentliches Ergebnis erhalten Sie das Endprodukt, auf das das gesamte Projekt ausgerichtet war. Es ist der letzte Meilenstein, bevor Sie die Genehmigung für die nächsten Phasen erhalten. Als Teil der Vertragsbeendigung übergeben Sie den Liefergegenstand an den Kunden.

Nach dem Ende des Projektes ist es wichtig, dass Sie überprüfen, was gut gelaufen ist und was nicht. Diese Erkenntnisse können Sie nutzen, damit Sie die Werte aus Unternehmensprozessen auf den neuesten Stand bringen. So helfen Sie dem gesamten Unternehmen, sich stetig weiterzuentwickeln. Beziehen Sie dabei alle Dateien, die die Projektaktivitäten dokumentieren, mit ein. Nutzen Sie auch die Erfahrungswerte, die Sie während der Projektarbeit gesammelt haben, für ein Update der Unternehmenswerte. Damit beenden Sie den administrativen Teil des Projektes, der immer nach der Vertragsbeendigung erfolgt.

Konzentrieren Sie sich beim Projektabschluss also nicht nur auf das finale Produkt. Den Wissensfundus des Unternehmens zu erweitern, ist ebenso eine wichtige Aufgabe des Abschlussprozesses. Wenn Sie sowohl die korrekte Vertragsbeendigung sicherstellen als auch den administrativen Abschluss des Projektes verfolgen, schließen Sie das Projekt erfolgreich ab.

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