Wie Sie Änderungen im Projekt richtig steuern


Änderungen im Projekt gehören zum Projektalltag dazu. Erfahren Sie im folgenden Beitrag, wie Sie souverän mit Änderungen und Änderungsanfragen umgehen und die Projektziele erfolgreich erreichen.

Ob Projektinhalte, Terminpläne oder Kosten – während des gesamten Projektes verändern sich viele Faktoren immer wieder. Als Projektmanager steuern Sie alle Änderungen und kommunizieren die genehmigten Anfragen an die Projektbeteiligten. Damit stellen Sie sicher, dass Ihr Team die neuen Projektziele erreicht.

Dieser Prozess ist – wie alle anderen Kontrollprozesse auch – eine wichtige Aufgabe während des gesamten Projektlebenszyklus. Denn dabei betrachten Sie jegliche Änderungen in den verschiedensten Teilen des Projektes und entscheiden, ob Sie diese genehmigen oder ablehnen. Neben dem Überwachen der Projektarbeit ist die integrierte Änderungssteuerung der zweite Kontrollprozess im Integrationsmanagement des Projektes.

Wie Sie mit Änderungsanfragen umgehen

Änderungen können Sie erst nach den anderen zehn Kontrollprozessen, die der PMBOK Guide insgesamt beschreibt, steuern. In diesen vergleichen Sie immer wieder das Geplante mit dem, was tatsächlich eintritt. Dadurch generieren diese zehn Kontrollprozesse die Änderungsanfragen, die nun in die integrierte Änderungssteuerung einfließen. Beachten Sie für Änderungsanfragen, die theoretisch von jedem Projektbeteiligten kommen können, folgende Regeln.

  • Dokumentieren Sie wirklich alle Änderungen im Projekt – egal, wie klein sie auch sind. Mündliche Anfragen können Sie beispielsweise einfach per E-Mail festhalten oder auch ein formelles Änderungsdokument ausfüllen.
  • Wenn Sie Änderungen nicht schriftlich festhalten, werden Inhalt und Umfang schleichend anwachsen. Einzeln betrachtet, mögen die undokumentierten Änderungen kein Problem verursachen, aber zusammengenommen erhöhen sie das Risiko, dass das Projekt scheitert.
  • „Veredeln“ können Sie die Änderungssteuerung, indem Sie kleine, undokumentierte Änderungen im Projekt ausführen, die zu einem besseren Resultat für den Kunden führen. Auch wenn das im ersten Moment gut klingt, handelt es sich dabei immer noch um undokumentierte Änderungen. Es ist auf jeden Fall besser, alle Änderungen im Projekt aufzuschreiben und dann zu beurteilen.
  • Zeichnen Sie alle Änderungen in einem Änderungsprotokoll auf. Dieses hält für jede Auftragsnummer alle Entwicklungen und Ergebnisse im Entscheidungsprozess fest. Damit ist das Änderungsprotokoll ein gutes Beispiel für ein Konfigurationsmanagement-System, das in verschiedenen Bereichen des PMBOK Guides zum Einsatz kommt.

Project Management Plan und Änderungsanfragen – der wesentliche Input des Prozesses

Da es bei der integrierten Änderungssteuerung darum geht, Änderungsanfragen zu beurteilen, sind diese natürlich ein wesentlicher Input. Sie sind das Ergebnis der anderen zehn Kontrollprozesse innerhalb des Projektmanagements. Beim Steuern der Änderungen betrachten Sie alle Änderungsanfragen und ihre Auswirkungen mit Blick auf das gesamte Projekt.

Zu den wichtigen Komponenten, die in den Kontrollprozess einfließen, gehört auch Ihr Project Management Plan. Schließlich ergeben sich viele Änderungsanfragen, indem Sie die tatsächlichen Ereignisse mit Ihren Plänen vergleichen. Weiterhin können Sie mithilfe der Berichte über die Arbeitsleistung beurteilen, wie sich jegliche Änderungen bereichsübergreifend im Projekt auswirken. Diese Berichte erhalten Sie als Ergebnis, wenn Sie die Projektarbeit überwachen. Sie sind dazu geeignet, den Projektbeteiligten die Informationen über die Arbeitsleistung in einer bestimmten Art und Weise zu präsentieren.

Beachten Sie Umweltfaktoren und Werte aus Unternehmensprozessen

Als Umweltfaktor beeinflusst vor allem das Projektmanagement-Informationssystem die integrierte Änderungssteuerung. Schließlich enthält es alle Änderungen und Entscheidungen sowie die Berichte über die Arbeitsleistung im Projekt. Eine Rolle für den Kontrollprozess spielen auch Werte aus Unternehmensprozessen. Das sind in diesem Fall alle Vorlagen und Abläufe, die Sie bei der Beurteilung und Entscheidungsfindung unterstützen und Ihnen Kompetenzen verleihen. Denn damit sich das Projekt im Zeitplan entwickeln kann, benötigt der Projektmanager gewisse Kompetenzen.

Bewertung und Entscheidungsfindung: Wie Ihnen Steuerungsgremien helfen

Auch wenn es wichtig ist, dass Sie als Projektmanager flexibel Entscheidungen über die Änderungsanfragen treffen, helfen Ihnen vor allem Steuerungsgremien bei der Beurteilung. Das zeigen die folgenden Werkzeuge und Techniken.

  • Fachurteil: Holen Sie sich Unterstützung von erfahrenen und fähigen Kollegen. Sie helfen Ihnen, die Änderungsanfragen ganzheitlich zu betrachten. So können Sie besser entscheiden, ob Sie diese genehmigen oder ablehnen. Es kann sich bei diesen Experten um einzelne Personen handeln, die Sie bei bestimmten Problemen befragen. Sie können aber auch ein Gremium bilden, das die Änderungsanfragen bewertet.
  • Meetings: Das Steuerungsgremium kommt bei bestimmten Änderungsanfragen zusammen und entscheidet über diese. Welche das sind, legen Sie vorher beim Dokumentieren der Änderungssteuerung fest. Denn es ist nicht ratsam, dass das Steuerungsgremium über jede Änderung befindet.
  • Projektmanagement-Informationssystem: Damit Sie Änderungsanfragen dokumentieren, beurteilen, speichern und an die Projektbeteiligten verbreiten können, benötigen Sie ein automatisiertes oder manuelles System. Dafür eignet sich beispielsweise Ihr Projektmanagement-Informationssystem.

Ihre Ergebnisse: Genehmigte Änderungsanfragen und das Änderungsprotokoll

Das Hauptresultat der integrierten Änderungssteuerung sind natürlich die genehmigten Änderungsanfragen. Sie werden in den Basisplan aufgenommen und gehen auch in andere Prozesse ein: in das Delegieren der Projektarbeit, die Qualitätskontrolle, die Auftragsvergabe und das Stakeholder-Management. Unter dem Basisplan versteht der PMBOK Guide dabei den ursprünglichen Basisplan und zusätzlich alle genehmigten Änderungsanfragen.

Das Änderungsprotokoll hält alle diese genehmigten Änderungsanfragen und deren Status fest. Deshalb ist es das weitere wesentliche Ergebnis der Änderungssteuerung. Das Protokoll fließt wiederum in das Stakeholder-Management ein. Da die genehmigten Änderungen von Ihren ursprünglichen Plänen abweichen, ist es wichtig, dass Sie diese auch in Ihrem Project Management Plan berücksichtigen. Aktualisieren Sie deshalb alle von den Änderungsanfragen betroffenen Dokumente.

Mithilfe von Gremien und anderen Experten können Sie also besser entscheiden, ob Sie Änderungsanfragen genehmigen oder ablehnen. Dadurch steuern Sie zielgenau alle Änderungen, die sich während des Projektes ergeben. Am Ende sorgen Sie so dafür, dass Sie auch die veränderten Projektziele erreichen.

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